ClerkHotel allows you to manage your business in a collaborative way by adding users to your hotel account. You can assign 2 types of profiles to your collaborators according to tasks they perform:

  • Manager: Has access to all ClerkHotel functions, including “Administration” section. Can edit names and room prices, add or remove services, etc.
  • Clerks: Have access only to the dashboard, reservations and clients.

To add a new user to your hotel in ClerkHotel:

  • Go to the “Users” tab in the “Administration” section of your ClerkHotel account.
  • Enter the e-mail of the person you want to add.

  • Then choose the type of access that will be granted to that person (manager or clerk). Click “Invite user“.

  • ClerkHotel will send an e-mail inviting the person to activate his or her new user profile.
  • Once activated the profile, new user’s data (name, email address and type of access in ClerkHotel) will appear  in the “Users” tab under “Administration.”

ClerkHotel permite administrar tu negocio de manera colaborativa agregando usuarios a la cuenta de tu hotel. Puedes asignar 2 tipos de perfiles a tus colaboradores de acuerdo a las tareas que desempeñan:

  • Manager: Tiene acceso a todas las funciones de ClerkHotel, incluida la sección de Administración. Puede editar precios y nombres de habitaciones, agregar o eliminar servicios, etc.
  • Clerk: Tiene acceso sólo al dashboard, las reservas y los clientes.

Para agregar un nuevo usuario a tu hotel en ClerkHotel:

  • Dirígete a la pestaña “Usuarios” en la sección “Administración” de tu cuenta de ClerkHotel.
  • Ingresa el correo electrónico de la persona que vas a agregar.

  • Luego, elige el tipo de acceso que se otorgará a esa persona (manager o clerk). Pulsa “Invitar usuario“.

  • ClerkHotel enviará un correo electrónico de invitación a la persona para activar el perfil de nuevo usuario.
  • Una vez activado el perfil, aparecerán los datos del nuevo usuario (nombre, correo electrónico y tipo de acceso a ClerkHotel) en la pestaña “Usuarios” de la sección “Administración“.

To import your hotel services and products to Clerk, you must have the information in a CSV format. CSV files can be easily created and edited from spreadsheet programs like Microsoft Excel or Numbers.

Instructions:

  • Enter your clerk adress. Log into your site.
  • Go to “Administration” and click on “Services”. Then, choose “Import”

  • After clicking on “Import”, you will see a new window with useful information about importing services. This page allows you to download a pre-assambled document to make it easier for you to complete the CSV file creation.
  • Once your CSV file is created, go to the select field and browse your document. Remember you can only import CSV files.

    • You just have to click on the green button (“Import”) and your file will be uploaded to your Clerk account.

Para importar los servicios y productos del Hotel a Clerk, debe tener la información en un formato CSV. Los archivos CSV pueden ser fácilmente creados y editados de los programas de hojas de cálculo como Microsoft Excel o Numbers (Encontraras las explicaciones sobre el formato requerido en la pestaña de importación).

Instrucciones:

  • Conéctate a tu cuenta Clerk.
  • Dirigete al menú de “Administration” y haz click en “Servicios”. Escoge la pestaña de “Importar”

  • Después de hacer clic en “Importar”, tendrás una nueva ventana con información útil sobre la importación de servicios. Esta página le permite descargar un documento de ejemplo para que puedas rellenarla con tu información y después importarlo a formato CSV.
  • Una vez que el archivo CSV se crea, suba el archivo a Clerk por medio del importador. Recuerde que sólo puede importar archivos CSV.

  • Sólo tienes que hacer clic en el botón verde (“importar”) y el archivo se cargará en su cuenta.

There are two ways to change the order of how your rooms are displayed on the “Dashboard”.

  • Go to “Administration” an then to “Rooms”. At the beginning of each room, close to its number or name provided by you, there are points of movement. When you drag the mouse near to those elements of the interface, your mouse will transform into an arrow of movement that allows you to change the order of the rooms, as you wish to see them on the “Dashboard”.

  • On the “Dashboard“, on the column of your rooms you can change the order according to the name or number that you assigned them and their type.

Existen dos formas de cambiar el orden como se despliegan tus habitaciones en el “Dashboard”.

  • Ir a “Administration” y luego “Rooms”. Al inicio de cada habitación, al lado del número o nombre que le designaste existen unos puntos de desplazamiento. Al acercar el mouse a esos elementos de la interfaz, tu mouse cambia a una flecha de movimiento que te permite cambiar el orden de como deseas se listen tus habitaciones en el “Dashboard”

  • En el “Dashboard” sobre la columna de tus habitaciones puedes cambiar el orden según el nombre o número que le asignaste y el tipo.

Clerk is growing very fast: more than 500 hotels in 50 countries are already using our management tool. This fact motivated us to give our customers the possibility to choose between currencies from every country to assing their hotel prices and bills.

Customize your hotel payment currencies following these steps:

  • Go to “Administration” in your Clerk hotel site. Click on “Currencies” in left menu.
  • US Dollar is Clerk default currency (you can manage up to three currencies). To activate them, click on the field “Select Currency” and a list will be displayed.

  • Look for the currency you want to assign (for example, English Pound) and choose it from the options. Once selected, click on “Add Currency

  • Repeat to configurate more currencies. Remember you have to add rooms and services prices according to currencies you chose.

Clerk está creciendo rápidamente: más de 500 hoteles en 50 países están utilizando nuestra herramienta de administración. Por ello, ahora entregamos a nuestros clientes la posibilidad de elegir entre monedas de diferentes países para asignar a los precios de habitaciones y servicios.

Personaliza las monedas de pago de tu hotel siguiendo estos pasos:

  • Dirígete a “Administración” en el sitio de tu hotel en Clerk. Haz click en “Monedas” en el menú izquierdo.
  • El dólar estadounidense es la moneda por defecto de Clerk (puedes manejar hasta tres monedas). Para activarlas, haz click en el campo “Selecciona moneda” y una lista de opciones se desplegará.

  • Busca la moneda que quieres asignar (por ejemplo, libra inglesa) y escógela entre las opciones de la lista. Una vez seleccionada, haz click en “Agregar nueva moneda“.

  • Repite para configurar más monedas. Recuerda que debes agregar los precios de habitaciones y servicios de acuerdo a las monedas que escogiste.